Softessenz – individuelle Lösung für betriebliche Verwaltungsaufgaben

Softessenz ist für Selbstständige und kleinere Unternehmen die Alternative zu den gängigen auf dem Markt verfügbaren Verwaltungsprogrammen. Ob es darum geht, Kundenkontakte und Termine zu verwalten, aktuell offene Posten abzufragen, Angebote und Rechnungen zu schreiben oder das Fahrtenbuch und die Spesen separat zu dokumentieren – mit Softessenz lassen sich sämtliche betrieblichen Verwaltungsvorgänge darstellen und effektiv steuern. Dabei spielt die Anzahl der zu dokumentierenden Arbeitsschritte keine Rolle – Softessenz bringt sie allesamt einfach, übersichtlich und sinnvoll verknüpft auf eine Programmoberfläche.

Der Kunde bestimmt den Funktionsumfang

Was die Abläufe betrifft, so hat jeder Betrieb seine eigene, über die Zeit gewachsene Verwaltungsstruktur. Die sorgt für den notwendigen Überblick über die täglich anstehenden Aufgaben und eine effiziente Arbeitsorganisation. Gleichzeitig spiegelt diese Struktur aber auch den Unternehmensstil und die Herangehensweise an die Unternehmensziele. Um diesen individuellen Überlegungen und Ansätzen in höchstem Maße zu genügen, braucht es idealerweise eine Software, die sich den Verwaltungsabläufen anpasst und nicht – wie üblich – umgekehrt. Softessenz erfüllt diesen Anspruch zu hundert Prozent und bindet je nach Kundenwunsch sowohl verschiedene Standards als auch branchen- und anwendungsspezifische Module mit ein.

Ob nun ein bestehendes Unternehmen seine Verwaltungsaufgaben besser strukturiert haben möchte oder bei Unternehmensgründung ein passendes Starterpaket benötigt wird: Den Funktionsumfang bestimmt nach ausführlicher Beratung am Ende der Kunde selbst.

Software mit individuellem Feinschliff

Was Softessenz als Anwenderprogramm im Einzelfall alles können muss und soll, erarbeiten wir gemeinsam mit dem Kunden. Erst, wenn alle Parameter und Eckdaten geklärt sind, wird Softessenz nach den Vorgaben und Wünschen des Users fertig programmiert. Die Basis für die flexible Software aus dem Hause Joesoft sind vorkonfektionierte Elemente, die an die jeweiligen optischen Vorgaben, Nutzergewohnheiten und Leistungsanforderungen eines Unternehmens angepasst werden und so ihren individuellen Feinschliff erhalten.

Das Ergebnis sind gut sortierte Werkzeugkästen mit exakt den Werkzeugen darin, die Selbstständige und Kleinunternehmen in ihrer Arbeit auch tatsächlich brauchen. Nicht mehr und nicht weniger. Das ist die Grundidee von Softessenz: ein Gegenentwurf zu den Umfängen vieler herkömmlicher Office-Lösungen, bei denen neunzig Prozent der Inhalte nie abgerufen werden, viele Funktionen nach Jahren noch unentdeckt in den Tiefen des weit verzweigten Menüs schlummern und so letztlich der Übersichtlichkeit schaden. Diese Reduktion auf das Wesentliche macht die Anwendungen unter Softessenz klar verständlich und die Verwaltung täglicher Büroaufgaben effektiv.

Baumstruktur wie bei Windows Explorer

Softessenz ist als Arbeitsplatzversion für Einzelrechner und auf Wunsch auch als Webapplikation erhältlich. Mit einem Klick und in wenigen Sekunden ist es auf dem Rechner installiert.

Softessenz funktioniert nach dem Baukastensystem. Als Plattform dient eine kostenlose Grundversion, auf die die jeweiligen Programmmodule aufsetzen. Ob Terminverwaltung, Textverarbeitung, Kontaktverwaltung – jede einzelne Aufgabe ist als Modul definiert, und der Kunde entscheidet, welche davon er wirklich benötigt.

Die vorkonfektionierte Basisversion von Softessenz enthält die für die Steuerung betrieblicher Abläufe wichtigsten Funktionen. Neben der Kontakt- und Kundenverwaltung, der Terminverwaltung und einem Mailclient gehört dazu ein äußerst effektives Modul für „Rechnungs- und Mahnwesen“.

Jedes eingefügte Modul wird in der klassischen Baumstruktur des Windows Explorers abgebildet. Das hat für viele Anwender einen hohen Wiedererkennungseffekt, was die Handhabung von Softessenz von Beginn an vereinfacht. Werden dann beispielsweise unter dem Menüpunkt „Kontaktverwaltung“ neue Kundennamen eingepflegt, erscheinen diese in der Baumstruktur als weiterer Eintrag unterhalb des Kontaktmoduls.

Flexibles Datenverwalten durch sinnvolle Verknüpfungen

Ein weiterer entscheidender Vorteil von Softessenz besteht darin, Informationen sinnvoll zu verknüpfen, indem der Anwender sie dort ablegen kann, wo er sie haben möchte. So können Termine in der Baumstruktur unterhalb des entsprechenden Kontaktes eingefügt oder neue Kontakte einem bestimmten Termin zugeordnet werden. Der Kunde kann auch entscheiden, ob er Textdokumente unter einem Projekttermin oder einem bestimmten Kunden ablegen möchte. Auf diese Weise verfügt der Nutzer über eine ungewohnt flexible Struktur für Datenverwaltung.

Unabhängig davon, in welchem Marktsegment ein Betrieb tätig ist: Unternehmerische Inhalte und Ziele sind stets im Fluss und Veränderungen unterworfen. Deshalb bleibt es nicht aus, einmal fest gelegte Ablagesystematiken und Arbeitsweisen von Zeit zu Zeit dahingehend zu überprüfen, ob sie den aktuellen Anforderungen noch genügen: Mit Softessenz können Daten per „drag and drop“ ganz einfach innerhalb der Module verschoben und neu zugeordnet werden. Ergibt die Analyse, dass neue Verwaltungsschritte berücksichtigt werden müssen, kann in einem weiteren Schritt der Modulumfang selbstverständlich jederzeit erweitert werden.

Damit die benötigten Daten stets einfach zu finden sind, stellt Softessenz zudem eine übersichtliche und intelligente Suchfunktion zur Verfügung: Schon während der Eingabe des Suchbegriffs durchforstet Softessenz den Datenbestand und liefert schnell das gewünschte Ergebnis.

Mit Symbol und Farbe alles im Blick

Damit der Anwender alle wichtigen Fakten schnell erfassen kann, wurde die klassische Baumstruktur durch optische Hilfsmittel ergänzt. So kennzeichnen kleine Symbole Dokumente als Termin, Kontakt oder Textdokument. Entsprechende Farbmarkierungen identifizieren die Kunden jeweils als Stammkunden, Neukunden oder potentielle Kunden. Termine lassen sich als wichtig, noch ausstehend, vergangen oder als wiederkehrend kennzeichnen. Und unterschiedliche Farben machen Rechnungen kenntlich als fakturiert, bezahlt oder noch offen. Durch diese Farbgebung in Verbindung mit der übersichtlichen Baumstruktur erhält der Anwender auf einen Blick den aktuellsten Stand bezüglich der laufenden Vorgänge im Betrieb.

Softessenz läuft unter allen gägnigen Betriebssystemen.